Buchhaltung mit dem Smartphone erledigen

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Eine korrekte Buchführung ist für Unternehmer absolut essentiell. Besonders Geschäftsführer von Start-Ups werden häufig erstmalig mit Buchhaltung konfrontiert. Da die Belegschaft für gewöhnlich noch recht klein ist, müssen sie selbst Hand anlegen, um die Dokumentation zu erledigen. Um dies zu erleichtern, gibt es Software, die bei der korrekten Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge helfen. Zusätzlich sind Gründer im modernen, digitalen Sektor nicht selten „out of office“ und arbeiten von unterwegs. Da die lückenlose Buchführung immer gewährleistet sein muss, müssen auch Lösungen dafür her, die die mobile Rechnungslegung ermöglichen.


Flexibilität in der modernen Arbeitswelt

Der Begriff „Arbeitsplatz“ hat sich in den letzten Jahren verändert. Immer weniger wird der feste Schreibtisch im Büro damit in Verbindung gebracht; so manches erfolgreiche Unternehmen wurde vollständig von Coffee-Shops aus auf die Beine gestellt. Ein Laptop mit Internetzugang und die Digitalisierung jeglicher Vorgänge machen es möglich. Sämtliche Gesellschaftsschichten sind bereits immer und überall online und erreichbar. Der Jungunternehmer ist eine Spezies, auf die dies besonders zutrifft. Daher nimmt das Handy, wie auch bei unseren Nutzern, eine immer größere Rolle im Arbeitsalltag ein. Gründer haben nicht selten eine Arbeitszeit, die sich – höchstens mit ein paar längeren Pausen – rund um die Uhr erstreckt. Terminkalender, Emails, Videokonferenzen und weitere berufliche Tätigkeiten werden mittlerweile vollständig mit dem Handy erledigt. Geschäftliche Telefonate werden ohnehin schon seltener vom Festnetz im Büro aus durchgeführt. Damit auch die Erledigung der Buchführung korrekt funktioniert, gibt es diverse Programme, mit denen diese erleichtert wird und so auch von Gründern ohne große Praxiserfahrung bearbeitet werden kann. Sie übernehmen auch Einnahmen-Überschuss-Rechnungen oder Bilanzierungen und schaffen so einen guten Überblick. Durch dieses Vorgehen kann man das Unternehmen bequem und ohne Ortsbindung steuern und voranbringen – eine Maximierung von Flexibilität und Produktivität, insbesondere auch bezüglich der Reaktionszeit im Kundenservice, ist die Folge. Wer ein Start-Up führt, sieht sich ständig mehr verschiedenen Tasks gegenüber als der Tag Stunden hat. Je mehr dieser Pflichten man dann flexibel und bequem erledigen kann, desto besser kann man sich auf die produktiven Tätigkeiten konzentrieren.

Mobile Buchhaltung per Handy

Auch die Buchhaltung als grundlegend schreibtischgebundene Tätigkeit will von vielen Unternehmern unterwegs erledigt werden. Ein Problem dabei ist, dass traditionelle Möglichkeiten zur Sicherung und Übertragung von Dokumenten, wie dem Versenden von Word- oder Excel-Dokumenten, zur Ablage von finanziellen Informationen nicht geeignet sind. Diese gehen nicht konform mit den diesbezüglichen geschäftlichen Auflagen des Finanzamtes (GoBD). Damit die Buchführung auch von unterwegs legitim funktioniert, gibt es mobile Varianten der Finanzprogramme. Diese verfügen über die typischen Funktionen, die man für eine einfache und ausführliche Buchführung benötigt – nur eben von unterwegs. Im Optimalfall wird die Software, die das Unternehmen nutzt, mit einer Android- oder iPhone-App ausgeliefert, die dann alle Informationen automatisch synchronisiert. So sind alle Geräte, die auf die Tools zugreifen können, stets auf dem neuesten Stand und können ohne Redundanzen parallel genutzt werden.Kommt so nach regulärem Feierabend eine Frage bezüglich der finanziellen Situation auf, kann man sofort innerhalb weniger Sekunden Gewissheit erlangen, anstatt noch einmal ins Büro fahren oder gar bis zum nächsten Morgen warten zu müssen.

Die Vorteile der mobilen Buchhaltung

  • Zeitersparnis: Mit der Buchhaltung per Mobiltelefon kann man beispielsweise Rechnungen und Belege mit der Handykamera einscannen – die App speist dann automatisch die relevanten Informationen in das System ein. Durch diese Automatisierung erreicht man auch eine große Zeitersparnis.

  • Überblick behalten: Dadurch, dass die vermögensrelevanten Vorgänge nicht nach der Dokumentation abgeheftet und einem Buchhalter überlassen werden, behält man als Gründer stets den Überblick. In der Software bzw. App lässt sich jede Information sofort einsehen. So ist man immer auf dem Laufenden und kann sich bei geschäftlichen Entscheidungen schneller orientieren.

  • Kostenersparnis: Zeit ist Geld. Auf der einen Seite spart man sich durch die Automatisierung Zeit bei kaufmännischen Aufgaben – und auf der anderen Seite kann man diese auch bequem unterwegs erledigen, was wiederum Raum für andere Tätigkeiten schafft. Des Weiteren kann man durch die Strukturierung der Programme die Buchhaltung selbst übernehmen und spart so die Kosten für Fachkräfte. Außerdem werden viele der Hilfsprogramme als „Software as a Service“ angeboten und sind somit für günstige monatliche Gebühren anstatt der sonst bei Computer-Lizenzen üblichen, hohen Erwerbskosten erhältlich.

  • Flexibilität: Da die aktuellsten Versionen der Buchhaltungsprogramme cloudbasiert sind, können sie ohne Installation von lizenzierter Software von allen möglichen Endgeräten genutzt werden. So können sie die administrativen Aufgaben bequem an jedem Ort und zu jeder Zeit erledigen.

  • Absicherung: Keine Probleme mehr mit dem Finanzamt. Die Software garantiert die korrekte Behandlung und Aufbewahrung aller Abrechnungsdaten. Als Nutzer muss man nur noch daran denken, das Programm mit allen Informationen zu füttern – den Rest erledigt es fehlerfrei. Zusätzlich werden die Daten in der Cloud sicher mit Backups hinterlegt.

Fazit

Die Mobilität, Flexibilität und Ersparnis sind ganz genau das, was sich Geschäftsführer von Start-Ups wünschen, um sorgenfrei die Finanzen regeln und dabei zeitliche und monetäre Ressourcen auf das Tagesgeschäft selbst fokussieren zu können. Als Gründer ist jede Sekunde, die man dem Vorantreiben der Unternehmung widmen kann, Gold wert. Online und „digital native“ sind wir heutzutage ohnehin alle. Dass immer mehr Tätigkeiten in digitaler Form auch mobil erledigt werden können ist also keine Überraschung und die Buchführung bildet da keine Ausnahme.



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Vielen Dank für diese Informationen bzw. um genauer zu sein für das Teilen dieses Artikels! Also natürlich muss man auch die Belege für etwaige Kontrolle aufheben, aber wenn man die Belege zunächst einmal einscannt, ist der Stress bei der Erfassung usw. wesentlich geringer. Daher werde ich die Tipps auf jeden Fall umsetzen.
 
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